Hoe vraag ik werktijdverkorting aan?

Voor een medewerker voor wie tijdelijk geen of minder werk is, door ontwikkelingen die niet tot het normale bedrijfsrisico gerekend worden, kan er werktijdverkorting worden aangevraagd. Dat geldt bijvoorbeeld voor een epidemie zoals het coronavirus. Je krijgt dan over de niet-gewerkte uren een vergoeding ter hoogte van de ww-uitkering. KHN zet de regels voor je op een rij.

Wat zijn de voorwaarden?
Om werktijdverkorting te kunnen toepassen, moet er eerst een vergunning bij het Ministerie van SZW worden aangevraagd. De vergunning wordt verleend als:

*In een periode van minimaal 2 tot maximaal 24 weken minimaal 20% minder werk wordt verwacht
*Door een oorzaak die niet tot het normale bedrijfsrisico hoort
*En die tijdelijk en niet structureel van aard is

Waar moet ik zijn om een aanvraag voor werktijdverkorting te doen?
Bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Via deze link is dit aan te vragen: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ww-uitkering/vraag-en-antwoord/...

Wanneer mag ik werktijdverkorting aanvragen?
Werktijdverkorting kan worden aangevraagd als door calamiteiten zoals de effecten van Coronamaatregelen er voor zeker 20% van de medewerkers zeker twee maar maximaal 24 weken geen of minder werk is. Koninklijke Horeca Nederland heeft daarvoor informatie en hulp. Je moet zo’n aanvraag goed onderbouwen: waarom is er geen werk voor die mensen. Minder omzet is niet altijd minder werk voor iedereen. Dit moet per werknemer worden aangegeven. Werktijdverkorting is een bestaande regeling waar bedrijven een beroep op kunnen doen die door een calamiteit tijdelijk een verlies van werkuren hebben. Oftewel: er is tijdelijk geen werk meer voor (een deel) van het personeel door omstandigheden die buiten het normale ondernemersrisico vallen. Deze calamiteit moet ten minste twee weken en maximaal 24 weken voor werkuitval zorgen. Ook moet er voor minstens twintig procent van het personeel geen werk meer zijn. Voor dat deel van het personeel kunnen werkgevers dan een beroep doen op de werkloosheidsuitkering (WW). De medewerkers om wie het gaat spreken dan hun WW-rechten aan. Ze moeten daarom wel WW-rechten hebben opgebouwd.

Voor wie kan ik het aanvragen?
Voor het personeel waarvoor een loondoorbetalingsverplichting geldt. Het geldt dus niet voor oproepkrachten met een nul-urencontract of uitzendkrachten. Je kunt niets aanvragen voor medewerkers die al ziek zijn en als je werkt met een payrollbedrijf.

Ik werk met payrolling, kan het payrollbedrijf ook werktijdverkorting aanvragen?
Nee, dat is niet mogelijk. De horecaondernemer kan zelf geen werktijdverkorting aanvragen want hij heeft tenslotte geen personeel in dienst. De ondernemer moet wel melden bij de payroller dat er mogelijk ontslagvergunningen moeten worden aangevraagd voor de medewerkers die op basis van payrolling in dienst zijn (het payrollbedrijf moet die ontslagvergunningen aanvragen) omdat er geen werk meer is. Je zal hierover dus contact moeten opnemen met je payrolbedrijf.

Wat moet er aan informatie meegestuurd worden?
Er moet een overzicht gegeven worden van de personeelsleden met informatie over de arbeidscontracten (startdatum, einddatum, aantal uren e.d.) en een duidelijke motivering van het aantal uren dat gemist gaat worden. Je moet dus een vertaalslag maken van de het verlies aan omzet (annuleringen, minder boekingen, etc.) naar de vermindering van werkzaamheden en daarmee de verminderde inzet van mensen (urenverlies).

Als ik nu werktijdverkorting heb aangevraagd voor bijvoorbeeld 50% en er wordt later besloten om alles dicht te gooien, kan ik dan de aanvraag nog wijzigen naar 100%?
Ja, maar via de vergunning werktijdverkorting. Via het aanvraagformulier kun je de aanvraag nog aanpassen. Indien je de aanvraag al hebt ingediend, heb je via het ministerie een dossierbehandelaar toegewezen gekregen en die kun je benaderen om de gewenste wijzigingen te bespreken en hoe je dit het beste kan doen.

Mag ik voor de vaste medewerkers 100% werktijdverkorting aanvragen als ik als ondernemer zelf besluit het bedrijf te sluiten in verband met de coronacrisis?
Ja, want je sluit in verband met de economische gevolgen van de coronacrisis. Het geldt vanzelfsprekend niet voor een bedrijfssluiting in verband met de vakantie.

Mag ik als ondernemer mijn oproepers laten werken en voor de vaste medewerkers (100%) werktijdverkorting aanvragen?
Het gaat niet om de aard van het contract, maar om het werk wat minder wordt als gevolg van de annuleringen. Het mag dus in beginsel wel, mits je goed kan uitleggen welk werk minder wordt als gevolg van annuleringen en waarom dan het werk voor bepaalde oproepers gelijk blijft in uren en voor bepaalde vaste medewerkers de uren minder worden.

Hoe kan ik als restaurateur goed registreren welke annuleringen ik krijg om in de toekomst aanspraak te kunnen maken op werktijdverkorting of een noodfonds?
Als je geen reserveringssysteem hebt is het aan te bevelen iedere annulering schriftelijk te (laten) bevestigen, onder vermelding van “coronavirus”, zodat je een dossier kunt opbouwen. Daarnaast is een actueel overzicht van de omzetontwikkeling relevant.

Hoe toon ik goed aan dat omzetverlies leidt tot urenverlies per functiegroep?
Hier is geen algemeen antwoord op te geven. Het verschilt per bedrijfstype. Denk bijvoorbeeld aan een kroeg met één barman en 30% omzetverlies. Dit betekent dat de barman minder druk is, maar dat hij nog wel moet werken (dus wel omzetverlies, maar geen urenverlies = geen werktijdverkorting). Een hotel kan 30% minder overnachtingen hebben hetgeen betekent dat er minder werk is voor kamermeisjes terwijl er misschien nog wel mensen nodig zijn bij de receptie op annuleringen en omboekingen te verwerken. Je kan dan voor de kamermeisjes wel werktijdverkorting aanvragen, maar voor de receptiemedewerkers niet.

Heb ik als ik werktijdverkorting voor mijn medewerkers wil aanvragen instemming nodig van de OR?
Nee, maar het is welk handig de OR te informeren en af te stemmen.

Wanneer volgt betaling?
Het UWV vergoedt achteraf de uren die een werknemer niet gewerkt heeft. Dit moet dus goed bijgehouden worden. Let op: je moet als werkgever het loon gewoon doorbetalen, totdat je achteraf de vergoeding via UWV hebt ontvangen. Dat duurt dus in beginsel minimaal 6 weken + de tijd die UWV nodig heeft om jou opgave van het gemiste aantal uren te verwerken en uit te betalen. Belangrijk: De eerste 2 weken zijn voor eigen risico van de ondernemer!

Wat moet ik doen na ontvangst van de vergunning?
Na ontvangst van de vergunning, moet de ondernemer dit gelijk bij het UWV melden. 

Krijgt mijn medewerker automatisch een WW-uitkering als de vergunning verleend is?
Na de vergunningsperiode kan er dan een WW-uitkering aangevraagd worden voor het personeel. Dit gaat dus niet automatisch. De vergunning wordt voor 6 weken afgegeven worden en er kan indien nodig een verlenging worden aangevraagd. Ook de verlening gaat niet automatisch en moet je zelf aanvragen. Verlenging is mogelijk tot maximaal 24 weken.

Mag een ik een medewerker waarvoor ik werktijdverkorting heb aangevraagd, uitlenen aan een ander bedrijf?
Ja, dat mag. Als de werknemer ergens anders werkt, dan krijgt hij daar loon van de andere werkgever voor en derhalve geen uitkering. Je kunt ook met de andere werkgever afspreken dat die jou betaalt zodat jij de medewerker kunt betalen. De (extra) gewerkte uren worden niet uitgekeerd door het UWV.

Geldt de aanvraag ook met terugwerkende kracht?
Nee, het gaat in op de datum dat de aanvraag is ingediend. De aanvraag moet dus zo snel mogelijk gebeuren. Zelfstandigen zonder personeel: hiervoor geldt een aparte regeling.

Mijn aanvraag voor werktijdverkorting is afgewezen, wat moet ik doen?
Via Mijnzaak kun je zien wie de behandelaar is van jouw verzoek, je kunt rechtstreeks contact opnemen met de behandelaar. In de ontvangstbevestiging van je aanvraag vindt je de inloggegevens voor Mijnzaak. Het ministerie van SZW probeert aanvragen zo snel mogelijk te behandelen. Hoe completer de aanvraag is, hoe sneller het ministerie deze kan behandelen. Als het verzoek is afgewezen is het advies nogmaals het formulier invullen maar let goed op dat je het op de juiste wijze doet; motivering moet gaan over het tekort aan werk door de impact van het virus, los van het omzetverlies. Meer informatie kun je krijgen via KHN Advies. Horeca Maatwerk kan inhoudelijk de aanvraag begeleiden, daar dient echter wel aanvullend voor betaald te worden.

Is er een helder document dat ik aan mijn werknemers kan geven zodat de gevolgen voor hen duidelijk zijn?
Nee, dat is er niet. Je kunt de werknemer er wel op wijzen dat hij voor dat deel werktijdverkorting een beroep doen op de werkloosheidsuitkering (WW). De medewerkers om wie het gaat spreken dan hun WW-rechten aan. Ze moeten daarom wel WW-rechten hebben opgebouwd.

Ik moet voor de Wab een urenaanbod te doen; en vervolgens over die uren werktijdverkorting aanvragen; kan er uitstel voor urenaanbod gevraagd worden? Krijg je dan geen afwijzing omdat je wel uren aanbiedt?
Er kan helaas geen uitstel worden gegeven voor het doen van een urenaanbod op grond van de Wab. Je moet dus wel een aanbod doen, maar je mag best vragen aan de werknemer het aanbod af te wijzen en daarbij uitleggen dat je de uren niet kan garanderen in verband met de gevolgen van het coronavirus. Je kan daarbij ook aangeven dar je alsnog een nieuw aanbod kan doen als de markt hersteld is. Je medewerker is niet verplicht om op je verzoek in te gaan, maar je kan dus wel om medewerking vragen vanwege de bijzondere situatie.