Data als goudmijn: van onderbuikgevoel naar gedreven keuzes

data horeca

Data als goudmijn: van onderbuikgevoel naar gedreven keuzes

De gegevens in je kassa, je keukensystemen en betaalde rekeningen zijn een potentiële schat aan informatie. De data die erin zijn opgeslagen, helpen je namelijk om je bedrijfsvoering naar een hoger plan te tillen.

Tekst: Janneke Vermeulen
Foto's: o.a. Pim Ras

Inzichten dankzij data-analyse

Weet jij wat je meest populaire gerechten zijn? Welke medewerker ’s avonds de meeste koffie verkoopt? Of wat die switch van gewone mayonaise naar truffelmayonaise op de burger voor je omzet heeft gedaan? Vaak kunnen horecaondernemers deze vragen wel beantwoorden op basis van onderbuikgevoel en/of ervaring. Maar vaak zitten ze er ook naast. “Wij  krijgen geregeld van klanten te horen dat ze een bepaald gerecht van het menu wilden halen omdat ze de indruk hadden dat het weinig verkocht. Maar dankzij de inzichten die ze via data-analyse krijgen, hebben ze gezien dat het gerecht nog best veel omzet genereert.”  Aan het woord is Joost Snellink, adjunct-directeur marketing en verkoop bij Eijsink. Bij het bedrijf wordt onder andere software voor dataverzameling en -analyse ontwikkeld.

Bruikbare info

De verkoopgegevens uit je kassa, de reviews op Google, de rekening van je energieleverancier, QR-bestellingen, voorraadbeheer, bestellingen en kostprijzen; allemaal leveren ze data (cijfers) op. Maar die cijfers an sich zeggen nog niet veel, zegt Snellink: “Data moeten gekoppeld worden en vertaald worden naar bruikbare informatie. Door verschillende variabelen aan elkaar te verbinden, krijg je bijvoorbeeld inzicht in je hardlopende productgroepen per maand, of welke medewerker het meest verkoopt van een bepaalde productgroep.” Om processen efficiënter te kunnen laten verlopen, ontwikkelde Eijsink het platform booq en de tool booq BI. Snellink: “In het geïntegreerde platform booq komen onder andere data van de bestellingen van verschillende systemen samen; met booq BI kunnen ondernemers vanaf elke device die data vertaald zien in grafieken, staafdiagrammen en trendlijnen.”

'Stuur snel bij met data voor tijdwinst en trends'

Zo’n data-analyse biedt veel voordelen voor je bedrijfsvoering. Zo kun je je menu optimaliseren als je ziet wat de hardlopers zijn en welke producten bijvoorbeeld het best verkopen per bedrijfsonderdeel of bij bepaalde weersomstandigheden. Ook kun je sturen op personeelsbezetting – in deze tijden van personeelstekort geen overbodige luxe. Een ander pluspunt van het gebruik van data is serviceverbetering richting gasten. Denk aan het opslaan van allergiegegevens bij een tafelreservering door gasten, waar je bij hun bezoek op kunt anticiperen.

Data
Menu’s optimaliseren dankzij automatische data-analyses

Data helpt voorspellen

Wouter Verkerk, trainer, adviseur en trendwatcher in horeca en gastvrijheid, ziet in het veranderende horecalandschap alleen nog overlevingskans voor moderne horeca: “Zaken die zich niet laten verrassen en waar gewerkt wordt met een plan. Een onderdeel van zo’n plan is werken met data. Ik kijk met ondernemers onder meer naar hun gemiddelde besteding en doelbesteding, maar ook naar in- en verkooptrends en hoe die in te zetten bij een nieuw menu: zijn het afgelopen jaar minder suikerzakjes inkocht? Dan is het niet slim om vijf nieuwe siroopko es op de kaart te zetten.”

Snel bijsturen

Deze voordelen leiden weer tot tijdwinst, kostenbesparing, tevreden gasten, hogere marges en winstmaximalisatie. Bij Hotel Nobel op Ameland weten ze er alles van. Bij het bedrijf, dat behalve uit een hotel ook uit een restaurant en twee slijterijen bestaat, worden keuzes niet meer gebaseerd op onderbuikgevoel maar op verzamelde data.

Frits Schutterop, back-o cemanager bij het bedrijf, licht toe: “Begin vorig jaar zijn we voorzichtig begonnen met de analyse van ons menu op basis van data, met als voornaamste doelen: de marge verhogen en een beter beeld krijgen van wat gasten willen. Dat pakte zo goed uit dat we de data-analyse verder doorgevoerd hebben. Zo stellen we nu targets voor bijvoorbeeld gerechten waar we ons graag mee associëren. Die koppelen we ook aan medewerkers. Dankzij de analyses kunnen we heel snel bijsturen als de targets niet gehaald dreigen te worden. Stel, we willen deze week veel complete koffieserviezen verkopen in plaats van gewone koffie, dan kunnen we de verkopen daarvan van medewerkers met elkaar vergelijken. Blijft een medewerker heel erg achter, dan gaan we in gesprek om dat te verbeteren.”

Data in horeca

Twee andere onderdelen waar Hotel Nobel komend jaar flink op gaat sturen, zijn loonkosten en personeelsplanning. Schutterop: “Op basis van de beschikbare data kunnen we inmiddels goed voorspellen hoe druk het wordt. Zo kunnen we ook de ideale keukenbrigade samenstellen. Verwachten we bijvoorbeeld grote drukte, dan plannen we zo veel mogelijk ervaren personeel in. Wordt het rustig, dan worden de minder ervaren krachten ingeroosterd. Zo drukken we op dalmomenten onze personeelskosten.”

Slechts 15% maakt actief gebruik van data

Data zijn een potentiële goudmijn dus. Toch moet dat besef bij de meeste horecaondernemers nog komen. Recent onderzoek van Eijsink wijst uit dat slechts 15% van de respondenten (horecaondernemers) actief gebruik maakt van data – veelal de ondernemingen met meer filialen of bedrijven waar investeerders achter zitten. Wel ziet Snellink sinds kort een verschuiving naar kleinere horecabedrijven, mede dankzij de bruikbare tools die ontwikkeld worden. “Mede dankzij zo’n tool als booq BI is het nu veel simpeler om data inzichtelijk te maken. Ook interessant is dat zo’n trend als bestellen met een QR-code tegenwoordig heel mooi te volgen is met data-analyse: hoeveel omzet genereert dat? En wat doet een upsell-optie?”

De keerzijde van dataverzameling, de dreiging van diefstal van gegevens, is te ondervangen door goede beveiliging. Snellink: “Wij lopen bijvoorbeeld heel strikte veiligheidsprocedures door als we nieuwe ontwikkelingen op de markt gaan brengen.”

Vooralsnog tonen horecaondernemers vooral interesse in data over verkoop, maar de mogelijkheden zijn eindeloos. Zo kun je ook inkoopkosten koppelen aan productomzet. Of de  medewerkerstevredenheid opnemen in de data-analyse en koppelen aan gastenreviews. Snellink: “Maar voor de meeste ondernemers is dat nog echt next level.”

Trends inzichtelijk via data-analyse

Bij Hotel Nobel op Ameland is er dankzij data-analyse goed zicht op verkooptrends. Frits Schutterop, back-officemanager: “Onze huis likeur Nobeltje is ons belangrijkste product. We zien dus graag dat er dagelijks veel van wordt geproefd. We meten nauwgezet het aantal gesamplede Nobeltjes en zien een duidelijk verband met de verkoop in onze slijterijen. Sinds we sturen op dranken van ons kleine suggestiekaartje zien we ook dat 68% van de bestellingen afkomstig is van ons kernassortiment.” Op de targets wordt ook bijgestuurd, vertelt Schutterop: “We streven naar een percentage van 43% taartverkoop rond het ko emoment. Meestal lukt dat. Als we onder de 35% terechtkomen, gaan meteen de alarmbellen rinkelen!”

Nobel (7)
Hotel Nobel op Ameland meet precies wat er wanneer wordt verkocht
Artikel delen