Offerte-aanvragen tijdrovend? Niet met deze slimme software!

Een excel voor de berekening, word- en PDF-documenten voor de opmaak en mails voor de communicatie. Bij eventlocaties worden vaak veel verschillende tools gebruikt voor het handmatig maken en sturen van offertes. Tijdrovend, inefficiënt en kostbaar.

“En het vergroot de kans op miscommunicatie,” zegt de bekende Rotterdamse horecaondernemer Herman Hell, bekend van onder andere Zalmhuis en Café Sijf. Hij maakt daarom al jaren gebruik van het softwaresysteem Constell (voorheen Magic Hospitality Manager), dat het offerteproces niet alleen efficiënter en sneller maakt, maar ook de communicatie met gasten naar een hoger niveau tilt. 

Digitale host

Met een slimme offerte-tool kunnen geïnteresseerden op de website van de locatie bijvoorbeeld zelf de beschikbaarheid inzien en een offerte aanvragen, helemaal in de look & feel van de locatie. Een digitale host begeleidt ze tijdens het hele proces. “Zodra een offerte is aangevraagd, krijgt de gast al een bedankmailtje waarin een medewerker zich voorstelt – allemaal automatisch”, vertelt Jorn Docter, founder en CEO van Constell. 

Hij heeft het systeem opgezet voor eventmanagers en horecaondernemers. “Ik zag hoe omslachtig en versnipperd het werkproces bij eventlocaties verliep. Vanuit die frustratie én vanuit liefde voor de gastvrijheid is het systeem geboren. Want gastbeleving is niet alleen een kwestie van personeel en sfeer, maar ook van de juiste tools en uitstraling.”

Meer locaties

Ondernemer Hell is fan van het eerste uur: “We zijn jaren geleden in het Zalmhuis gestart met het gebruik van Constell. Dat beviel zo goed, dat we hebben uitgebreid. Inmiddels werken we in al onze veertien locaties met het systeem. En het fijne is: we kunnen heel snel online switchen van locatie, zonder eerst uit te loggen en weer in te loggen.”

Andere voordelen van het systeem zijn volgens Hell dat offertes in no time klaar zijn. “Ook de producten in de offertes zijn snel en makkelijk samen te voegen. Het hele traject daarna – inclusief follow-ups over de verloopdatum van de offerte, herinneringen over betalingen en een evaluatiemailtje naar gasten – gaat automatisch.”

Het gevolg is dat we nu met hetzelfde team achter de schermen meer locaties aankunnen.” Ook de medewerkers van Hell zijn erg enthousiast over Constell. “Er is nooit gedoe. Dat betekent dat het gewoon werkt. Voor een ondernemer is er niets fijner dan dat.”