Welke fouten maken horecaondernemers vaak in de salarisadministratie?

Jaap Wijnings: "Je zou zeggen dat grote bedrijven hun salarisadministratie goed geregeld hebben, maar niets is minder waar. Een  franchisenemer met meer dan 80 vestigingen kreeg een flinke naheffing van het pensioenfonds. Deze organisatie was namelijk niet aangesloten bij het verplichte pensioenfonds. Toen het pensioenfonds hier achter kwam, berekende het met terugwerkende kracht de niet afgedragen premie en stuurde een gigantische factuur van meer dan 200.000 euro."

*Tekst gaat verder onder het grijze kader

Contracten en salarisadministratie

Veel ondernemers zijn niet op de hoogte, ook niet over de laatste wetswijzigingen en updates van het WML, laat staan dat ze daar de contracten met medewerkers op aanpassen, vindt Wijnings: “Het is een hectische branche en de wet- en regelgeving verandert continu.” Wijnings is new business developer bij Please, partner in personeelszaken. Het bedrijf staat veel horecaklanten bij – van kleine kroegbazen tot franchisegevers – en kent de laatste ins & outs van de sector.

Wijnings ziet in de praktijk dat veel ondernemers hun salarisadministratie onderbrengen bij hun boekhouder. “Niks ten nadele van accountants, maar salarisadministratie is niet hun corebusiness. Wij zien vaak dat de salarisadministratie één keer wordt ingericht op basis van een standaardcontract, maar dat er daarna niet meer naar wordt omgekeken. Met alle risico’s van dien."

Wet- en regelgeving

Ondernemers handelen volgens Wijnings begrijpelijkerwijs volgens hun boerenverstand, terwijl de wet- en regelgeving toch anders voorschrijft. “Neem de arbeidstijdenwet: iemand van 14 jaar mag wel een krantenwijk lopen, maar geen bestelling bezorgen. Doe je dat wel, dan ben je onverzekerd."

Tekst gaat verder onder de foto

"Bij een ongeval kun je een enorme boete en misschien zelfs een rechtszaak en een gevangenisstraf verwachten. Jongeren onder de 16 mogen sowieso niet werken in ruimtes waar alcohol wordt geschonken, óók al halen ze alleen lege glazen op. Ook zien we vaak dat medewerkers verkeerd worden ingeschaald, bijvoorbeeld omdat geen rekening wordt gehouden met hun ervaringsuren, of omdat het wettelijk minimumloon is gewijzigd.”

Voor ondernemers

Personeel is zo’n belangrijk onderdeel van een bedrijf; daar is echt een sparringpartner voor nodig, stelt Wijnings: “Please biedt een breed dienstenpakket aan waarvan salarisadministratie – inclusief loonstroken draaien, betaalbatches voorbereiden, arbeidscontracten opstellen en pensioenaangiften doen – er één is. Daarnaast stellen we samen met ondernemers een concreet werkgeversplan op waarin de bedrijfsdoelen worden opgenomen en staat hoe het werkgeverschap daarop georganiseerd moet worden.

We signaleren en behoeden ondernemers pro-actief voor de risico’s. In ons softwareprogramma Aybler kunnen ondernemers onder andere onboarding, urenregistratie, contractbeheer, personeelsplanning- en communicatie, en trainingen organiseren. Bovendien passen wij de arbeidscontracten meteen aan als de wet- en regelgeving wijzigt en zijn wij juridisch verantwoordelijk. Ondernemers kunnen dit dus met een gerust hart aan ons overlaten.”