Reiskostenvergoeding in de horeca: dit zijn de regels

Wat zegt de horeca-cao over reiskosten?

In de horeca-cao (2025–2026) staat géén verplichte regeling over woon-werkreiskosten. Dat betekent dat werkgevers zelf mogen beslissen of ze reiskosten vergoeden. Kies je ervoor om reiskosten voor medewerkers in de horeca te vergoeden, dan moet je rekening houden met de fiscale regels van de Belastingdienst.

Let op: sinds 2 augustus 2025 is de horeca-cao algemeen verbindend verklaard (avv). Dat betekent dat de cao nu ook geldt voor werkgevers die niet zijn aangesloten bij KHN, zolang ze onder de werkingssfeer van de cao vallen.

Hoeveel reiskosten mag je onbelast vergoeden?

Werknemers reizen op verschillende manieren: met de auto, het ov, of een combinatie. De fiscale kaders zijn:

• Eigen vervoer (auto, fiets, scooter, carpool):
  Je mag maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Dit bedrag geldt ook voor carpoolen; de chauffeur mag de gereden kilometers onbelast vergoed krijgen, inclusief omrijden als dit door de werkgever is georganiseerd.
• Openbaar vervoer:
  Je kunt de werkelijke kosten van de ov-reis onbelast vergoeden (tegen overleg van vervoerbewijzen), óf kiezen voor een vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer.
• Combinatie auto en ov:
  Ook hierbij geldt dat je tot € 0,23 per kilometer onbelast mag vergoeden, óf de werkelijke ov-kosten kunt vergoeden.

Voorwaarden van de Belastingdienst

Als werkgever moet je een goede administratie bijhouden. De Belastingdienst stelt dat:

• vervoersbewijzen of declaraties beschikbaar moeten zijn voor controle;
• duidelijk moet zijn hoe de vergoeding zich verhoudt tot de werkelijk gemaakte reizen;
• ongeldige of niet-gebruikt tickets niet mogen meetellen.

Reiskosten bij ziekte

Voor vaste reiskostenvergoedingen geldt een beperking bij ziekte:

• Je mag een vaste vergoeding onbelast doorbetalen in de maand waarin de werknemer ziek werd én de daaropvolgende maand.
• Pas vanaf de maand na herstel mag de vergoeding weer onbelast worden betaald.
• Bij korte ziekteperiodes mag de vergoeding gewoon doorlopen.

Werkgevers en werknemers kunnen in de arbeidsovereenkomst aanvullende afspraken opnemen, bijvoorbeeld over het (tijdelijk) stopzetten van de vergoeding bij langdurige ziekte.

Reizen onder werktijd

Moet een werknemer tijdens werktijd reizen (bijvoorbeeld voor inkopen, leveringen of vergaderingen), dan geldt dat je ook hiervoor een vergoeding kunt geven. Dezelfde fiscale regels zijn hierop van toepassing.