Horeca-inrichting: een contract met een horeca-leverancier afsluiten?

Mondeling of schriftelijk?

Een overeenkomst of contract komt tot stand wanneer een horeca-leverancier aangeeft dat hij een overeenkomst met jou wil aangaan en dat jij als horecaondernemer dit ‘aanbod’ aanvaart. Ook als jullie dit mondeling overeenkomen, is er sprake van een overeenkomst. Leg in dat geval wel alsnog het aanbod en de aanvaarding schriftelijk vast. De inhoud, en zelfs het bestaan, van een mondelinge overeenkomst is namelijk lastig te bewijzen. Alleen als een en ander op papier staat of in een e-mail en de andere partij die door middel van ondertekening heeft aanvaard, is de overeenkomst bewezen.

Waar moet je in ieder geval aan te denken?

Zorg er dus voor dat alles wat jullie overeenkomen wordt vastgelegd én dat de rechten en plichten van beide partijen duidelijk zijn. Bij eventuele conflicten kijkt een rechter altijd naar wat in de overeenkomst of contract is vastgelegd. Is dat niet duidelijk of voor meerdere uitleg vatbaar, dan kijkt hij naar wat jullie voor ogen hadden bij het aangaan van de overeenkomst. Aan de hand daarvan geeft hij dan zijn oordeel.

Wat zet je in het contract?

Denk in ieder geval aan deze afspraken: Voor welke duur ga ik het contract aan? Hoe eindigt het contract; wordt het stilzwijgend verlengd en zo ja, voor welke duur? Kan ik het contract opzeggen en wat is de opzegtermijn? Wat mag ik van deze horeca-leverancier verwachten (kwantiteit, kwaliteit)? Wat staat daar tegenover/ wat is de prijs die ik betaal? Stijgen de prijzen de komende jaren? Hoe betaal ik? Wat zijn de risico’s tijdens bijvoorbeeld het vervoer, en wie betaalt eventuele schade tijdens het vervoeren van producten naar mijn bedrijf?

Goed doorlezen

Naast de overeenkomst zelf is het mogelijk dat er algemene bepalingen van toepassing verklaard zijn. Het is belangrijk dat je op de hoogte bent van de inhoud van de bepalingen. Lees deze dus altijd alles zorgvuldig door voordat je tekent! Vaak staan de regels over automatisch verlengen en de mogelijkheden tot prijsaanpassingen in de algemene bepaling.

Instrueer je medewerkers

Voorkom problemen en vergeet daarom niet je team te instrueren. Geef aan dat zij nooit hun handtekening mogen zetten onder een contract en ook geen mondeling of telefonisch akkoord mogen geven. Dat moet altijd via jou verlopen.

Tip

Koninklijke Horeca Nederland (KHN) heeft een overzicht van horeca-leveranciers die voordelen geven aan KHN-leden.