'Van een dag werk naar anderhalf uur': hoe Horeko tijd bespaart

"Vroeger deden we alles uit het hoofd of schreven we het op papier", blikt Arie terug. Hij loopt al sinds 2002 rond in de zaak die eerder in handen was van zijn vader. "In 2016 zijn we gaan automatiseren met Horeko. Sindsdien hebben we alle inkoopprijzen in het systeem staan, waardoor we niet meer zelf hoeven na te denken over de berekeningen voor de menukaart."

*De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Alles in één database

Het voordeel gaat veel verder dan alleen prijsberekeningen. "Iedere menukaart die we hebben gemaakt staat in het systeem", vertelt Marja enthousiast. "Je bouwt een complete database op met recepturen, gerechten, menu's en buffetten. Bij nieuwe kaarten kijken we altijd terug: wat liep goed de afgelopen jaren en wat was gunstig voor de marges?"

De basis begint bij het invoeren van ingrediënten, die tegenwoordig automatisch gekoppeld worden aan leveranciers. "De prijzen worden automatisch bijgewerkt, zodat je altijd met de juiste, actuele prijzen werkt", legt Marja uit. "Vanaf daar bouw je verder: halfproducten, zoals soepen en sauzen, invoeren en vervolgens complete gerechten samenstellen."

Keuken op scherp

Voor het keukenpersoneel biedt het systeem een schat aan informatie. "Op het scherm in de keuken zien ze precies hoe het gerecht eruit moet zien, hoe dik het vlees gesneden moet worden, en welke stappen ze moeten volgen", zegt Arie. "In principe kan iedere leek op basis van onze recepturen in het systeem de gerechten bereiden."

Ook allergeneninformatie is direct beschikbaar. "Als een gast een glutenintolerantie of koemelkallergie heeft, kunnen we per gerecht zien wat ze wel of niet mogen eten", vertelt Marja. "Dat maakt het heel overzichtelijk."

*De tekst gaat verder onder de afbeeldingen.

Personeel en planning

Met bijna dertig medewerkers in dienst is ook de personeelsmodule van grote waarde. "Alle medewerkers hebben de app op hun telefoon," vertelt Marja. "Ze zien wanneer ze moeten werken, kunnen vrij vragen en ruilverzoeken doen. Er kan nooit discussie ontstaan over wie wanneer zou werken." Aan de achterkant kan Marja eenvoudig overzichten genereren van gewerkte uren, vrije dagen en ziektedagen. "Dat koppel ik aan mijn loonprogramma om de salarissen uit te draaien."

Van papier naar digitaal

Ook de HACCP-registratie is volledig gedigitaliseerd. "Schoonmaaktaken worden afgevinkt in het systeem", vertelt Arie. "En bij het maken van soep moet je het terugkoelen registreren. Het systeem herinnert je eraan om na twee uur en na nog eens drie uur opnieuw de temperatuur te meten." De tijdwinst is aanzienlijk.

"Waar je vroeger een hele dag bezig was met het uitwerken van een menukaart, ben je nu slechts anderhalf uur kwijt", schat Arie. "En het systeem heeft ons laten zien dat bepaalde gerechten die we altijd aanboden, eigenlijk nauwelijks iets opleverden. Dat soort inzichten zijn zeer waardevol."