Zo haal je meer uit je kassa: ‘Data maakt het verschil’

Passie voor het horecavak is anno nu niet meer genoeg om je hoofd boven water te houden, meent Joost Snellink, directeur van Eijsink. “Alleen ondernemers die verder denken dan een geslaagde avond voor hun gasten, redden het in deze uitdagende tijden. Ondernemers die weten hoe ze ervoor zorgen dat gasten meer besteden en terugkomen, hoe ze hun marges inzichtelijk maken én hoe ze daarop kunnen sturen." 

Allemaal thema’s die volgens Snellink vragen om slimme technologie. Hij ziet een aantal ontwikkelingen die horecaondernemers kunnen helpen bij een succesvolle bedrijfsvoering:

1. De kassa wordt een dataplatform (en dat levert kansen op)

Data, data en nog eens data – ondernemers kunnen niet meer zonder, stelt Snellink: “Data maakt het verschil tussen een gezonde marge en verlies maken. Afgelopen zomer was dat bijvoorbeeld goed te zien. Veel ondernemers draaiden vanwege de hitte in augustus een veel lagere omzet dan de zomers ervoor. De reden: ze voeren op hun onderbuik in plaats van op data. Ze deden inkopen én planden personeel in zoals in een gemiddelde zomer. Maar ondernemers die stuurden op gegevens van eerdere heel hete dagen, wisten een relatief goede marge te behalen.”

De kassa is daarmee niet meer alleen een tool om bestellingen in te voeren of bonnen uit te halen, maar een schat vol data. Snellink: “Welke gerechten worden aan welke tafel hoe laat besteld, welke medewerker heeft welke drankjes verkocht aan wie, maar ook gemixte btw-percentages – the sky is the limit als het gaat om data uit de kassa. Combineer je die slim, dan zie je in een paar clicks in een dashboard bijvoorbeeld of je rendabel bent geweest op woensdagmiddag, of of de gemiddelde besteding per gast is gestegen door een herfstaanbieding.”

*Tekst gaat verder onder de foto.

2. Van losse systemen naar ketenefficiëntie

Werden de afgelopen jaren vooral digitale systemen aangeschaft, inmiddels verschuift de focus naar het koppelen van die systemen. Snellink: “Personeelsplanningstools, kassa, reserveringssystemen, voorraadbeheerpakketten: stuk voor stuk handige oplossingen die nog meer winst kunnen opleveren – zowel in euro’s als in tijd – als je alle data in die systemen met elkaar verbindt.”

Zo kan het kassasysteem van Eijsink gekoppeld worden aan tientallen andere oplossingen, van hotelreserveringspakketten tot boekhoudingstools. “Laat je die systeem met elkaar communiceren, dan ontstaat er een centraal digitaal kassasysteem waarmee je je bedrijfsvoering naar een hoger niveau tilt."

"Een voorbeeld: Als je de inkomstengegevens uit de kassa koppelt aan je voorraadbeheerpakket, kun je je brutomarge inzien én je inkoop daarop sturen. Vergelijk daarnaast je inkomstengegevens met je personeelskosten op een specifieke tijd of dag, en je hebt je twee grootste variabele kostenposten inzichtelijk.”

*Tekst gaat verder onder de foto van Joost Snellink, directeur van Eijsink.

3. AI: van hype naar vast onderdeel van de operatie

De fase van experimenteren met AI ligt achter ons, legt Snellink uit: “De afgelopen jaren stonden in het teken van proberen en leren, maar inmiddels werpt de inzet van AI echt z’n vruchten af. Ons systeem wordt ondersteund door AI, en dat levert winst in tijd en geld op voor ondernemers."

"Zo kan het model de te verwachten omzet voorspellen op basis van onder andere omzetten uit het verleden, de reserveringen, de dag van de week en de voorspelde weersomstandigheden, en tegelijkertijd het personeelsrooster optimaliseren."

"Het systeem geeft bijvoorbeeld aan: morgen kun je 20.000 euro omzet verwachten, dit is de optimale keukenbrigade en je hebt vijf runners en twee afwassers nodig om 15 uur.” Volgens Snellink verliezen ondernemers nu vooral veel omzet omdat ze te veel personeel hebben ingepland in uren die te weinig omzet opleveren. “Terwijl het met een digitale oplossing zo simpel is om wél rendabel te zijn in die rustige uurtjes.”