Zó krijg je grip op transactiekosten: 'Betalen kost meer dan je denkt'

Veel ondernemers letten op de kosten die ze dagelijks voelen: personeel, inkoop, energie. Transactiekosten vallen buiten dat blikveld. Ze zijn klein, ze staan verspreid over verschillende betaalmethoden en er is geen vast moment waarop ze opvallen. Volgens Paulyne onderschatten ondernemers daardoor hoeveel marge er via het betalingsverkeer verdwijnt.

Centen en procenten

Een pinbetaling kost een ondernemer meestal een paar cent tot zo'n vijftien cent. Een creditcardbetaling rekent af in procenten van het bonbedrag. "Creditcards zitten vaak tussen de 1,2% en 2,5% en zijn daarmee duidelijk duurder", zegt Paulyne. Wallets en QR-betalingen zitten daartussenin, afhankelijk van de kaart die erachter zit. Het verschil zit dus vooral in welke kaart een gast gebruikt, en dat is precies wat de ondernemer aan het eind van de maand op zijn marge terugziet.

Vier soorten kosten door elkaar

Waarom dat totaalbedrag zo lastig te overzien is, zit in de opbouw van het tarief. Een betaling kent geen vaste prijs. "Een betaling bestaat vaak uit meerdere onderdelen: een vaste vergoeding per transactie, een procentuele vergoeding, de interchange fee (voor de kaart uitgevende bank) en de scheme- of netwerkfee (voor Visa of Mastercard). Daar bovenop rekent de betaalprovider meestal nog een eigen marge. Tel daar meerdere providers en kanalen bij op en er ontstaat een stapel kostenregels in plaats van één overzicht. Het totaalplaatje wordt pas zichtbaar als je die regels uit elkaar trekt", legt de Payment Specialist van Eijsink uit.

De interchange is daarbij het deel van het tarief dat naar de bank van de gast gaat. Tel daar meerdere providers en kanalen bij op en er ontstaat een stapel kostenregels in plaats van een overzicht. Het totaalplaatje wordt pas zichtbaar als je die regels uit elkaar trekt.

*Tekst gaat verder onder de foto.

Meer omzet, meer transacties

Groei voelt goed: meer gasten, meer bestellingen, meer omzet. Maar elke extra bestelling is ook een extra transactie, en dus een extra kostenpost. In analyses ziet Paulyne dat ondernemers vooral verrast zijn door het aandeel creditcard en internationale betalingen. De omzet stijgt, terwijl de marge achterblijft.

Per zaak een ander beeld

Het effect treft iedere zaak, maar de dynamiek verschilt per concept. Een café verwerkt veel kleine betalingen, waardoor de vaste kosten per transactie zwaarder wegen. Een fastservicezaak draait op volume, zodat kleine verschillen per betaling snel optellen. In de fine dining hakken vooral de hogere bonnen en de creditcards erin.

Zien waar de marge weglekt

Wie inzicht heeft in de opbouw van de kosten, kan daar gerichter op sturen. Dat kan door tarieven te heronderhandelen, de betaalmix te analyseren en betaalstromen efficiënter in te richten. Ook het beter op elkaar afstemmen van systemen helpt om onnodige kosten te voorkomen. Het doel is niet om overal te besparen, maar om precies te zien waar de marge weglekt en daar gericht verbeteringen door te voeren.  

Het Payments-team van Eijsink maakt op basis van de eigen cijfers van een zaak een analyse en geeft daarbij gericht advies. Ondernemers die willen weten waar hun marge weglekt, kunnen contact opnemen via paymentonboarding@eijsink.nl.