Jurjen Loohuis van Preston Palace: ‘30 uur per week minder administratie’

Alle restaurants hebben te maken met allergenen, HACCP en inkoop, maar deze operatie bij Preston Palace is van een andere orde. “Ik houd me naast veel andere zaken ook bezig met inkoop en personeel”, zegt Loohuis. “Met mij hebben nog vier chefs verantwoordelijkheid voor de dagelijkse operatie.” Sinds oktober 2025 werkt Preston Palace met Exact Horeko als centraal systeem voor allergenenbeheer, HACCP-registratie en inkoopbewaking.

Allergenenregistratie als aanleiding

De aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuw systeem was het beheer van allergeneninformatie. Preston Palace werkte al met software, maar veel werkzaamheden werden daarnaast nog handmatig uitgevoerd. “De allergenen en de inkoop werden voor een groot deel nog met de hand gedaan”, zegt Loohuis. “Dat betekende veel Excel-bestanden, veel vergelijkingen en veel controlewerk.”

Meer dan 8000 ingrediënten

De uitdaging zit in de omvang. Preston Palace werkt met meer dan 8000 ingrediënten, verdeeld over vijf restaurants, waaronder vier à-la-carteconcepten en een buffetrestaurant. Daarbij leverden leveranciers soms alternatieve producten of pasten producenten hun receptuur aan zonder dat dit goed werd gecommuniceerd. “Omdat de allergeneninformatie niet altijd automatisch aansloot op de meest actuele situatie, vond uit voorzorg een handmatige controle plaats. Dit bracht veel extra werk met zich mee. Het nieuwe systeem heeft dit proces geoptimaliseerd, waardoor de informatie nu actueel, betrouwbaar en efficiënt beheerd kan worden.”

*Tekst loopt door onder de foto van Keukenmanager Jurjen Loohuis (l).

Van losse blaadjes naar één centrale omgeving

De overgang naar Exact Horeko heeft de manier van werken in de keuken veranderd. Recepturen zijn digitaal beschikbaar voor de negentig medewerkers die met het systeem werken. In het buffetrestaurant loopt een kok of souschef met een tablet in de hand mee met gasten die een allergie hebben en informeert ze. Zo is altijd de actuele informatie beschikbaar.

“In het verleden had je losse blaadjes overal, receptenboeken en mapjes”, zegt Loohuis. “Nu staat via Kitchen Manager alles op één plek. Printjes zorgen er namelijk ook voor dat oude versies blijven liggen, en dat is juist een risico.”

600 euro per dag door één prijswijziging

De tweede winst zit in de margebewaking. Preston Palace verkoopt arrangementen vaak maanden vooruit. Gasten die vandaag boeken, komen soms pas over een half jaar. Prijsstijgingen van grondstoffen kunnen in die periode niet worden doorberekend, wat budgetbewaking extra belangrijk maakt.

Loohuis noemt watermeloen als voorbeeld. Toen de aanvoer uit Zuid-Amerika wegviel en de markt moest overschakelen naar Spanje, schoot de prijs tijdelijk omhoog. “Dat zorgde ervoor dat wij per dag zo’n 600 euro extra kwijt waren”, zegt hij. „Bij het bestellen staat de prijs er wel bij, maar medewerkers verwerken dagelijks zoveel bestellingen dat dit soort afwijkingen makkelijk over het hoofd worden gezien. Nu krijgen we eerst een melding.”

Op de vraag of een verliespost van tienduizend euro realistisch is als margebewaking ontbreekt, reageert hij zonder aarzeling: “Nee, dat vind ik nog aan de lage kant.”

Dertig uur per week

Wat levert het systeem per saldo op? Loohuis schat de tijdsbesparing op ongeveer dertig uur per week, dus bijna een fte. “Ik heb nu alle ingrediënteninformatie, allergeneninformatie en prijsinformatie direct beschikbaar”, zegt hij. “Daardoor hoef ik nauwelijks voor te bereiden voordat ik een gesprek voer met een leverancier. Dat werkt veel sneller.”

Voor een bedrijf met 700 medewerkers en een bezettingsgraad van 96 procent zijn dat uren die elders in de operatie kunnen worden ingezet. “Je moet er continu aan blijven schaven”, zegt Loohuis. “Maar de basis staat nu goed.”

*Tekst loopt door onder foto