Meer omzet zonder extra gasten: sturen op de data uit je kassa

Janssens Kassasystemen is een van de drie Nederlandse dealers van unTill. Volgens Van den Heuvel onderscheidt het systeem zich doordat het is ontwikkeld door mensen met horeca-ervaring. Janssens verzorgt de implementatie, de training en de support, en heeft daarmee de praktijkkennis van het systeem. “Mensen techniek leren is niet zo moeilijk. Maar mensen horeca leren, dat is veel lastiger. Horeca gaat over processen, sfeer, beleving en begrijpen hoe een zaak werkt. Die achtergrond zie je terug in de manier waarop unTill is ontwikkeld en ingericht.”

UnTill, Janssen Kassasystemen en Opscheppers vormen een combinatie die horecaondernemers inzichten geeft om de bedrijfsvoering te verbeteren en zo te groeien.

Geen systeem van de plank

Volgens Van den Heuvel zit die horecakennis niet alleen in de software, maar ook in de manier waarop Janssens ermee werkt. “Ik wil eigenlijk niet alleen met een ondernemer praten over die kassa, maar over zijn zaak. Over hoe dingen daar lopen. We programmeren iedere klant op maat. We noemen dat standaard maatwerk.”

Daarmee wijkt de aanpak af van systemen die vooral technisch worden ingericht. “Bij veel applicaties wordt iets van de plank getrokken: er komt een plattegrond in, artikelen erin en dan moet het maar werken zoals het werkt. Wij kijken juist naar de processen in een zaak. Hoe loopt een bestelling? Welke informatie heeft het personeel nodig? Welke gegevens wil een ondernemer later kunnen analyseren? Daar richten we het systeem op in.”

*Tekst gaat verder onder de foto.

Basis goed inrichten

Dat betekent ook dat Janssens ondernemers actief wijst op het belang van de juiste registratie. Want zonder goede invoer ontstaan er later ook geen bruikbare inzichten. “Een ondernemer zegt bijvoorbeeld: ik wil maar één gebruikerscode in de kassa, want dat is makkelijk. Maar dan kun je niet meer zien welke medewerker goed presteert of waar dingen misgaan. Soms moet je dan ook gewoon zeggen: leuk dat je dat wilt, maar we gaan het niet zo doen.”

Hetzelfde geldt voor het registreren van het aantal couverts of het goed uitsplitsen van omzetstromen. Het klinkt basaal, maar het bepaalt wel wat een ondernemer later uit zijn systeem kan halen. Van den Heuvel: “Als je de basis niet goed inricht, krijg je ook geen bruikbare inzichten.”

Hoe word je datafit?

De systemen genereren volgens Van den Heuvel veel informatie, maar die wordt lang niet altijd goed benut. “Die data zijn niet eens onbenut, want ze zijn er al. Alleen: het interpreteren van gegevens is een tweede. Je kunt wel zien dát er iets gebeurt, maar begrijpen waarom het gebeurt en wat je eraan moet doen, dat is veel lastiger.”

Daar sluit Nick Beernink op aan. De eigenaar van Opscheppers, een horeca growth agency, helpt met zijn bedrijf horecaondernemers om data niet alleen te verzamelen, maar er ook echt op te sturen. “Veel bedrijven gebruiken alleen het topje van de ijsberg. Ze hebben systemen in huis die veel meer kunnen, maar de dagelijkse operatie gaat door en ondernemers hebben niet altijd tijd om in die cijfers te duiken. Toch moet je dat juist nu wel doen, want de marges zijn krap en de kosten lopen op.”

Beernink noemt dat “datafit” worden. “Dat betekent dat je niet alleen de juiste data naar boven haalt, maar ook dat je je bedrijf zo inricht dat je met die data kunt werken. Dus: de juiste data verzamelen, op de juiste manier, en daar vervolgens op sturen.”

Kleine ingrepen, direct effect

Opscheppers gebruikt data niet als losse rapportage, maar als onderdeel van een groeiplan. “Wij zeggen niet: hier is je dashboard, veel plezier ermee. We koppelen er trainingen, doelen en interventies aan. Je kiest bijvoorbeeld één focuspunt voor een seizoen, wijnverkoop, productiviteit of gemiddelde besteding en daar ga je gericht op sturen.”

Juist daar ligt volgens beide partijen de winst. Niet per se in meer gasten, maar in meer halen uit de gasten die er al zijn. Van den Heuvel noemt het voorbeeld van een ondernemer die wilde weten of hij een koffietafel beter als pakketprijs kon verkopen of op nacalculatie. “Dan richten we het systeem zo in dat de kassa daar antwoord op geeft. In dit geval bleek nacalculatie beter te werken, omdat je dan precies ziet wat er werkelijk wordt gedronken en wat dat doet met je marge.”

Evenveel gasten, meer bestellingen

Een ander voorbeeld komt van De Achtertuin in Nijmegen, een gezamenlijke klant van unTill en Opscheppers. Bij de Achtertuin bleek dat er bij 80% van de gasten na een driegangendiner te weinig tot geen koffie werd verkocht voor het aantal gasten aan tafel. Beernink: “Dan kun je twee dingen doen: het afdoen als toeval, of kijken wat er gebeurt als je daar beweging in krijgt. Als je dat verkooppercentage van 20 naar 40 procent brengt, levert dat direct extra omzet op, zonder dat je één extra gast hoeft binnen te halen.”

Meer grip op de vloer

Dat soort inzichten blijven niet beperkt tot een dashboard. Ze kunnen ook direct worden vertaald naar de operatie. Van den Heuvel: “Je kunt bijvoorbeeld zo inrichten dat de kassa bij een driegangenmenu standaard zorgt dat de vraag verschijnt of koffie of thee is aangeboden. Dan help je medewerkers om die stap niet over te slaan.”

Volgens Beernink zit daar nog een tweede effect in. “Het verbetert ook de gastvrijheid. Medewerkers leren op de juiste momenten de juiste vragen te stellen. De eerste keren helpt het systeem daarbij, daarna gaat het in hun hoofd zitten.”

Voor horecaondernemers die meer grip willen op marge, personeelsinzet en gastbesteding zit de winst dus niet alleen in het verzamelen van data, maar vooral in wat je ermee doet. Een goed ingericht kassasysteem legt de basis, maar pas als ondernemers die gegevens ook gebruiken om processen aan te scherpen en personeel beter aan te sturen, ontstaat er echt waarde. Van den Heuvel vat het kernachtig samen: “Data is saai, maar niet bij ons.”

Evenveel gasten, meer omzet

Met ruime horecaervaring zorgen unTill en Janssens Kassasystemen voor een goede basis. Nick Beernink van Opscheppers geeft de horecaondernemer vervolgens een verhelderend inzicht: “Je hoeft niet meer gasten binnen te halen om meer te verdienen. Je moet alleen zien wat je kassa je al jaren probeert te vertellen."