'Vrijwel geen no shows meer sinds we werken met aanbetalingen'

Drie mannen, drie blije gezichten. En dat is vooral omdat ze een belangrijke stap hebben gezet in de aanpak van een groeiend probleem binnen de horeca: terwijl sommige restaurants al maandenlang volgeboekt zijn, blijven tafels soms toch onbezet op de avond zelf. Veel ondernemers is dat een doorn in het oog. Immers, een aantal gasten is onterecht ‘nee’ verkocht, er wordt omzet misgelopen, de inkoop is moeilijker te plannen en de gastbeleving wordt hoger gewaardeerd in een volle zaak.

No-shows beperken

“Horeca is en blijft een prachtig vak, maar we zien dat restaurants qua bezetting best wel onder druk staan”, zegt Matthijs Pet, Business Director Europe van Guestplan. “Met het doen van aanbetalingen hopen we het aantal no-shows verder te beperken. Om dat mechanisme aan te jagen, vonden we in Mollie de juiste partner.”

Het doen van aanbetalingen lijkt logisch, maar is nog niet zo makkelijk. Wie namelijk op tijd annuleert, moet zijn geld terugkrijgen. De aanbetaling moet ook correct worden verrekend met de rekening. En de administratie moet naadloos aansluiten bij het reserveringssysteem. Voor veel ondernemers is dat een bron van frustratie. Daarom slaan Mollie en Guestplan de handen ineen.

Via Guestplan kun je reserveringen uit elk kanaal beheren én garanties instellen zoals deposito’s, vooruitbetalingen of creditcardgaranties. Mollie regelt de betalingen in de back-end en presenteert alles in overzichtelijke rapporten. Zo wordt no-show management eenvoudig en schaalbaar.

*Tekst gaat verder onder de foto.

Meer winst

“Wat wij als bedrijf proberen is om ondernemers te laten groeien”, vertelt Bart Hendriksz, Lead Partnerships bij Mollie. “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de omzet per gast verhoogt, waardoor we restaurants meer winstgevend kunnen maken? Dat kunnen we niet zonder goede partners als Guestplan. Zij hebben alle tools om een reservering te kunnen managen, wij doen de betalingen.”

Met de integratie van Mollie, het platform waarbij Guestplan nu aanbetalingen kan ontvangen via onder andere iDEAL, Creditcard, Bancontact en Klarna, moet het aantal no-shows in de horeca verder worden teruggedrongen. “In het middensegment zie je dat 90% van de gasten hun reservering nakomt”, weet Pet. Maar in de fine dining-restaurants ligt het percentage annuleringen en no-shows veel hoger. Daar is het 17%, bijna eenvijfde van de boekingen.”

Een kleine aanbetaling van bijvoorbeeld vijf euro per persoon kan er al voor zorgen dat het aantal no-shows naar beneden gaat. Hendriksz: “We zien dat aanbetalingen in verschillende branches gebeurt en dat consumenten dit totaal geen gekke vraag vinden. Je wint er juist commitment mee.”

*Tekst gaat verder onder de foto's in het grijze kader.

Minder lege tafels

Met het doen van een aanbetaling gaat de gast inderdaad een stukje commitment aan met het restaurant. “Eigenlijk is het best gek”, stelt Pet. “Overal moet je een aanbetaling voor doen; het vliegtuig, de huurauto, het theater en tegenwoordig zelfs ook de kapper, wat logisch is. Maar de grootste industrie qua stoelbezetting doet daar in zijn totaliteit nog niet aan mee. Wij willen helpen om die drempel weg te halen. Omdat wij zien dat horecaondernemers zich hiermee benadelen.”

De aangeschoven Robbert Veuger, maître-sommelier en mede-eigenaar van Aan de Poel, kan erover meepraten. Reserveringssysteem Guestplan, inclusief de integratie van Mollie, is nu een aantal maanden actief in Aan de Poel. Het aantal no-shows ligt tegenwoordig onder de 1%. Dat gebeurde zonder tijdrovende workshops en administratieve hoofdpijn. Veuger is louter positief over de nieuwe software. “Als horecaondernemer wil je hier eigenlijk zo min mogelijk mee bezig zijn”, vindt Veuger. “Het moet je ‘ontzorgen’. En dat doet het.”

Het moet makkelijk zijn

Pet herkent zich in die woorden: “Ondernemers vragen ons vaak of we het op een Jip en Janneke-manier kunnen doen, omdat horeca en software op veel plekken nog een noodzakelijk kwaad is”, zegt één van de directeuren van Guestplan. “Het moet vooral makkelijk zijn. En dat is ook precies hoe we het gemaakt hebben.”

Hendriksz vult aan: “Je bestaande Mollie-account kun je ook heel makkelijk koppelen aan je al bestaande Guestplan-account. Waardoor er in je betalingsstromen niets verandert en je meteen aan de slag kunt.” Dit is volledig geautomatiseerd én maakt onderdeel uit van de Guestplan-overstapservice.

Met het nieuwe reserveringssysteem kan bovendien veel in kaart worden gebracht. Wat eet een gast? Komt hij vaker terug? En heeft hij allergieën? Dat zorgt niet alleen voor een meer persoonlijke benadering van gasten, maar geeft ook handvaten richting de toekomst. “Daar kun je als restaurant ook weer je marketing op aanpassen”, weet Pet.

*Tekst gaat verder onder de foto.

Blij met Aan de Poel

Maar first things first. “Als Mollie en Guestplan zullen we ons blijven inzetten voor de horecaondernemer”, besluiten Pet én Hendriksz op het terras van Aan de Poel. “We willen graag bijdragen aan een hogere bezetting en een hogere besteding per gast. Maar daar hebben we de branche wel bij nodig. We zijn in ieder geval blij met Aan de Poel. Dat ook een restaurant van dit niveau kiest voor betrouwbaarheid, gebruiksgemak en persoonlijke support maakt ons erg trots.”